Cómo usar Calendly para que tus clientes agenden turnos automáticamente7 min read

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Si en algo podemos estar de acuerdo, es que hoy en día lo que no sobra es el tiempo. El presente nos obliga a adaptarnos a nuevas tecnologías y recursos para optimizar el período disponible que tenemos para realizar nuestras actividades. Es por esta razón que vamos a hablar de cómo usar Calendly para que tus clientes agenden turnos automáticamente y ahorres tiempo valioso.

Seguramente alguna vez te ha pasado que, al organizar una reunión de trabajo o evento comercial de cualquier tipo, tienes que estar bastantes horas enviando mensajes o llamando a los participantes para lograr acordar días y horarios de las citas, y más aún si los invitados son de otros países donde exista una diferencia horaria.

Para tu fortuna esto puede cambiar con lo que en BotBit a continuación tenemos para contarte.

¿Qué es Calendly y cómo trabaja?

Calendly es un software de programación automatizada de reuniones que conecta a millones de personas. Cuenta con 8.000.000 de usuarios mensuales y te permite conectar con hasta seis de tus calendarios. De esta manera comprueba la disponibilidad instantáneamente y te ayuda a enlazar con tus contactos y clientes con mucha facilidad, mejorando su experiencia.

Esta herramienta está recomendada por el 95% de los usuarios y tiene una calificación general de 4,6 de 5 estrellas basado en 1355 opiniones. Tiene como objetivo organizar y optimizar íntegramente tu agenda, mecanizando el proceso de cierre de reuniones o citas laborales.

Te permite elegir entre un abanico de posibilidades e instrumentos internos según tus necesidades y tu profesión, es decir, cuenta con distintos paquetes. De todas maneras, sea cual sea la versión que elijas, los pasos para la configuración son verdaderamente simples.

Lo principal a destacar aquí es la capacidad que tiene Calendly para sincronizar tu calendario y adaptarlo a la zona horaria de la persona que quiere acceder a tu agenda virtual.

5 simples pasos para registrarte y configurar tu calendario:

  1. Primero que nada para comenzar a utilizar sus prestaciones necesitas un correo electrónico y una contraseña o registrarte con tu usuario de Google.
  2. Lo siguiente es crear un tipo de evento y colocarle un nombre a la reunión.
  3. A continuación lo que debes hacer es introducir tus horarios laborales y los días que trabajas en el calendario que te muestra en la pantalla principal.
  4. Luego puedes especificar tu rol, función o posición dentro de la empresa o en la actividad que realizas. Esto facilitará la experiencia de usuario y mejorará el soporte para que sea más personalizado según el área específica.
  5. Empieza a agendar reuniones con el tiempo que necesites para las mismas. Pueden variar entre 60, 30 o 15 minutos, dependiendo del tipo de cita.

¿Cómo agregar Calendly a tu sitio web?

Con Calendly puedes permitir que los visitantes de tu sitio web reserven reuniones contigo directamente desde ahí. De esta manera los usuarios podrán registrar una cita haciendo clic en la fecha y en las franjas de horarios donde indiques que tienes disponibilidad. Ese evento se agregará tanto a tu calendario como al del invitado y quedará apuntado de forma automática. Además la aplicación se encarga de enviar un recordatorio a ambas partes, por lo que es realmente útil para mantenerte organizado con tus clientes.

Se puede agregar a cualquier sitio web como WordPress, Lead Pages, Wix, Squarespace, y algunos más de la siguiente manera:

Entra al tipo de evento que creaste y vas a ver un icono de engranaje. Haz clic en él y elije incrustar.

Existen tres opciones de inserción diferentes, sin embargo, las formas de incrustarlos en tu sitio web son iguales, lo que cambia es la forma de visualización del calendario.

Selecciona el código de inserción que aparece disponible y cópialo en el portapapeles presionando el comando Ctrl c, o haciendo clic derecho y copiando desde ahí. Luego ir a tu sitio web, pegar el código provisto en el campo correspondiente y configurar el tamaño deseado en su pantalla. Por último asegúrese de guardar los cambios.

  1. En línea: Utilizando este widget puedes mostrar tu calendario de citas completo con tus días y eventos disponibles en todo tu sitio web.
  2. Widget emergente: Esta opción agrega un pequeño botón personalizable en la parte inferior de la página web. Al hacerle clic aparece una ventana emergente que muestra tu calendario.
  3. Texto emergente: Te brinda un pequeño texto personalizable que abre tu agenda mediante una ventana emergente. Es la opción más mínima y flexible, pero también la menos perceptible.

Beneficios de usar Calendly

Uno de los beneficios del software es que con un sencillo código puedes integrar el calendario a tu sitio web. De esta manera posibles clientes pueden advertir tu disponibilidad y agendar desde website turnos. Asimismo personas externas a Calendly pueden ser invitadas y asistir a reuniones que tú arregles con la simple labor de compartir un enlace.

Esta herramienta es excelente para cualquier tipo de profesión o negocio. Tiene funciones excepcionales para sectores de emprendedores, empresarios, educadores o consultores. Entre las empresas se destaca en el área de Recursos Humanos, debido a que, permite hacer un seguimiento profundo en los reclutamientos, programando las llamadas, mensajes y alertas para las personas que vayan avanzando en el proceso selectivo.

Otro aspecto clave que no debemos olvidar es que Calendly está diseñado para sincronizarse con otros calendarios usados en todo el mundo, como lo son Google Calendar, iCloudCalendar, y Office 365 Calendar.

Es fácil de configurar. Solo tienes que decirle cuáles son tus preferencias y disposición para que haga el trabajo por ti.

Otras opciones de calendarios web

  • Google Calendar: (puntuado con 4,3 de 5 estrellas según 1.554.403 usuarios). Es la herramienta de calendario gratuita que te ofrece Google. Te brinda la posibilidad de agendar reuniones y compartirlos con colegas, familiares o amigos. Lo más destacable de esta aplicación es el uso compartido que ofrece del calendario, dando la posibilidad de crear eventos e interactuar con los participantes para saber si podrán asistir o si quieren sugerir alguna modificación para su desarrollo.
  • Office 365 Calendar: Es el calendario de Outlook. Está integrado con el correo electrónico, los contactos y otras características. Ofrece un bloc de notas para escribir de manera detallada la agenda personal y las actividades diarias para no olvidar ningún detalle. Puede crear citas y eventos, organizar reuniones.
  • iCloudCalendar: Es la opción de calendario que ofrece Apple. Te invita a que lo sincronices en todos tus dispositivos, Mac o iPhone, para disfrutar de una experiencia única en tu organización. Posee un asistente de iOS que crea un evento y lo edita sin necesidad de tocar la pantalla con su asistente de voz.

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